7 perguntas e respostas para um orçamento satisfatório
A função de síndico envolve conhecimento em uma série de áreas de atuação, incluindo a contabilidade, que também está diretamente ligada ao trabalho de realizar cotações para as compras do condomínio. Em geral, a tarefa exige a conferência de preços junto aos fornecedores e demanda total atenção para evitar erros ou incômodos, o que pode comprometer o bom andamento da gestão.
Para facilitar o processo de cotação, convidamos o especialista em compras corporativas, Djames Lemke a responder algumas perguntas para um orçamento de sucesso
1. Qual o primeiro passo para iniciar um processo de orçamento?
Djames Lemke: Preparar previamente um escopo dos itens a serem orçados com os requisitos documentais e técnicos, além de definir um padrão de qualidade e expectativa de entrega. Tendo isso em mente, fica mais fácil a comparação dos orçamentos, já que desta forma todos estarão sendo elaborados pelos possíveis fornecedores com a mesma premissa e não haverão grandes diferenças técnicas.
2. Como buscar por fornecedores de confiança?
Djames Lemke: A base de fornecedores é primordial. Para fazer a pesquisa inicial, considere fazer o processo de Due Diligence (um “Raio-X” dos fornecedores) consultado dados no Serasa, pagamento de impostos, negativa de ônus federais, municipais e estaduais. Além disso, verifique o leque de clientes já executados e faça contatos com os responsáveis a fim de verificar a idoneidade da empresa. O objetivo é reduzir as possibilidades de problemas com o parceiro. Deve-se fazer isso principalmente com os fornecedores de alta relevância e de alto impacto no condomínio.
3. Qual a quantidade ideal de fornecedores e preços a serem consultados antes de fechar uma compra?
Djames Lemke: Esta é uma pergunta relativa. Por exemplo, se um equipamento é de uma determinada empresa, somente a rede credenciada dela é quem deve executar os serviços relacionados a esta empresa. Para os demais casos, de três a cinco empresas é um boa amostragem para que se tenha uma ideia dos preços. Lembrando que o escopo de orçamento é muito mais importante do que o número de fornecedores consultados.
4. Como ter um controle de custos e orçamentos de maneira organizada e eficiente?
Djames Lemke: A base do orçamento anual de despesas é a premissa para se controlar as contas de um condomínio. O monitoramento é diário e um fechamento mensal do “ORÇADO x REALIZADO” deve ser realizado. Com isso, pode-se prever se está havendo desvios em relação ao previsto. Existem vários softwares específicos de controle orçamentário e o Excel também pode ser integrado como ferramenta de controle.
5. Trabalhar no setor de compras de um segmento específico, no caso da área condominial, por exemplo, pode ser mais desafiador para quem está na função de comprador?
Djames Lemke: Sim, é bem mais desafiador, porque há necessidade de compra constante de produtos, serviços simples e complexos… Devemos sempre estar de olho nas questões legais, documentacionais, ART’s… Diferente de uma empresa, onde o comprador tem uma carteira definida.Os contratos com prestadores vem neste caso para facilitar e reduzir as complexidades
6. Na sua opinião, vale a pena pesquisar e até mesmo efetivar uma compra pela internet ou ainda é mais garantido ou confiável, ter um fornecedor com presença física?
Djames Lemke: Hoje o local é global e as empresas estão cada vez mais atendendo a longas distâncias. Mas é importante lembrar que existe manutenção e equipamentos quebram… Aí é que vem a pergunta: como é o pós-venda destas empresas?
7. Existe algum segredo ou estratégia para se fazer uma boa compra?
Djames Lemke: Planejamento das informações, equalização, documentação e requisitos legais. Ver “in-loco” o serviço com o fornecedor e fazer um passo a passo.
- 7 perguntas e respostas para um orçamento satisfatório - 16 de março de 2022
