Qual a importância do processo seletivo do síndico?
Saiba como acontece e confira as melhores formas
de conduzir a seleção dos candidatos
O síndico é o representante escolhido para administrar o condomínio. Suas atribuições são diversas, indo desde pagamentos até a manutenção do edifício e a mediação de conflitos. Uma realidade cada vez mais presente em condomínios é a escolha pela contratação de um síndico. Às vezes, a motivação parte do tamanho dos problemas, em outras, pela falta de moradores interessados em se candidatarem, há ainda a decisão devido a compreensão da responsabilidade dessa função… Os motivos para contratar um síndico são diversos, mas independente da razão, essa é uma decisão que deve ser tomada em conjunto e durante a realização de uma assembleia de moradores.
Muitos responsáveis por conduzir esse processo nos condomínios, porém, têm dúvidas sobre como contratar o profissional com o perfil certo para o local, já que é importante saber como verificar se o candidato tem as habilidades necessárias para o cargo.
Para o Gestor de Recursos Humanos, Vanderlei Schadeck, o primeiro passo para quem for conduzir o processo, seja o síndico atual ou o conselho de moradores designado, é deixar claro aos candidatos a situação organizacional e estrutural do ambiente onde o novo síndico atuará. “É importante definir uma descrição do cargo, destacando as responsabilidades administrativas, técnicas e operacionais, bem como, definir a autoridade e responsabilidade de cada ponto descrito. Destacar também, os pré-requisitos de formação e, se for o caso ou não, de experiência prévia”, explica.
Como o síndico será responsável civil e criminalmente pelo condomínio durante a sua gestão, é importante se atentar a escolha dos candidatos. Uma forma de começar é buscar por indicações com boas referências, que podem ser sugeridas por moradores, vizinhos de condomínios próximos ou até pela busca em sites especializados.
Para Schadeck, vale a pena buscar por candidatos em todos os meios de alcance do condomínio. “As referências são bem vindas em todos aspectos, mas a pesquisa por candidatos deve ser ampliada com os recursos existentes, além de uma entrevista prévia para reforçar o entendimentos de todos os pontos e competências apresentadas”.
Se não houver um banco de candidatos, o gestor de RH recomenda a publicação do processo seletivo nas redes sociais ou por meio da contratação de uma empresa de recrutamento e seleção, que poderá auxiliar na condução de todo o processo. “Aos candidatos pré-selecionados – sugiro ter pelo menos cinco, recomenda-se uma entrevista e a seleção de dois ou três candidatos após realização de um comparativo das competências dos finalistas. Se possível, aplicar uma avaliação psicológica. E, por fim, submeter à assembleia para a tomada de decisão”.
Papel da administradora
Durante o processo seletivo do síndico, a administradora do condomínio deve contribuir com a checagem do perfil do candidato que o condomínio está elegendo para cuidar das contas de contribuição dos condôminos com responsabilidade. Além disso, a empresa deve organizar, auxiliar e orientar na condução do processo para que os moradores tenham tranquilidade em conduzir a seleção em assembleia.
Segundo a gestora Giliane Pompermayer, especialista na área administrativa e tributária e sócia-proprietária da SINQ Condomínios, a administradora auxilia o condomínio com pesquisas nas informações para aumentar a segurança para os condôminos. “A escolha é única e exclusiva da assembleia. A administradora não deve interferir, somente orientar conforme pesquisa quais foram os fatos encontrados sobre cada candidato”, afirma.
Para tomar posse do cargo, o síndico deve ser eleito por meio de uma assembleia. O ideal é que nesse encontro os moradores e o futuro síndico alinhem suas expectativas para o futuro, evitando problemas provenientes da falta de diálogo.
Após o síndico ser eleito, Giliane destaca que deve ser a administradora o elo, juntamente com o conselho do condomínio, responsável pelo planejamento das funções do síndico para que isso seja aprovado em assembleia.
Capacitação
Quando se opta pela contratação de um síndico que exerce a atividade de forma profissional, deve ser dada preferência a uma pessoa que tem capacitação comprovada para a função com conhecimento em áreas como administração de empresas, contabilidade, direito e recursos humanos. “Deve ser estabelecido o nível das competências para cada função que o síndico irá exercer. O conhecimento exigido nessas áreas pode ser básico, intermediário e/ou avançado dependendo do tipo de atuação do profissional no condomínio”, declara Schadeck.
Como exemplo, o gestor de RH cita a exigência de um conhecimento básico: “Conhecer aspectos contábeis ou fiscais de forma geral, para acompanhamento da situação financeira do condomínio, já que esse processo geralmente é terceirizado por empresas do ramo”.
Mesmo sendo qualificados para o cargo, os síndicos devem ter o respaldo de uma administradora de condomínios. A empresa fica responsável pela parte burocrática da gestão, o que envolve atividades como cobrança e balanço das despesas administrativas, funções que os síndicos não costumam desempenhar.
Como irá tratar principalmente com pessoas, o candidato a síndico deve ter características de liderança e organização, ser paciente e saber ouvir os anseios e pedidos dos moradores. Também é interessante que saiba se comunicar e seja bom negociador. Na opinião de Giliane, o síndico que vem se destacando no mercado é o conciliador das várias situações que acontecem no dia a dia dos condomínios: “A empatia deve estar sempre em primeiro lugar”, diz.
Para a gestora da SINQ Condomínios, o síndico deve, primeiramente, ser paciente com os condôminos e saber ouvi-los. “As dores de um condomínio são particulares e devem ser avaliadas em cada ponto, sendo corroboradas com os moradores em assembleia para definição e planejamento do trabalho. O síndico precisa entender que além de cumprir suas obrigações legais, precisa, principalmente, trabalhar em conjunto com os moradores”, acredita.
Schadeck concorda e ressalta a importância da comunicação no papel do síndico. “O profissional escolhido estará interagindo com moradores, funcionários, prestadores de serviço e visitantes. O processo de comunicação e saber gerenciar conflitos serão pontos fundamentais na definição do melhor profissional”, acrescenta.
Avaliação de candidatos
É importante notar, ao avaliar o currículo dos interessados, alguns pontos como:
● O porte dos empreendimentos que atualmente ele administra – para saber se são semelhantes com a realidade do seu condomínio.
● Saber se o candidato já está em uma segunda ou terceira gestão – também é um bom indicativo de que as coisas vão bem.
● Cursos de capacitação realizados e se possui alguma especialidade em áreas como contabilidade, administração, engenharia ou direito.
● Referências atuais e experiência profissional. É interessante pedir referências e se comunicar com os membros do conselho onde o candidato atua para avaliar seu modo de gestão. Procure saber como é executado o serviço, o cotidiano dele no trabalho, o relacionamento com moradores, o trato com os funcionários.
Feitas as entrevistas, é importante que o conselho se reúna para deliberar sobre os dois finalistas. Assim, fica mais fácil para a assembleia comparar os candidatos.
CONTRATAÇÃO
Para garantir a legalidade e o cumprimento de todos os deveres e obrigações de um síndico contratado, é imprescindível a criação de um contrato contendo todas essas informações.
Vale lembrar que o contrato é direcionado a uma prestação de serviço, já que o síndico não precisa ter um vínculo empregatício. Na hora do pagamento, dê preferência aos candidatos que já têm empresas abertas e podem emitir nota fiscal.
Como o profissional será um prestador de serviços do condomínio, ele deve apresentar certidões atualizadas do INSS, Receita Federal, Previdência Privada, prefeitura e cartórios de protesto. Cheque também a situação financeira da empresa que emite as notas fiscais para pagamento do profissional.
HABILIDADES SOCIOEMOCIONAIS
O consultor e especialista em Gestão de Empresas, Desenvolvimento Organizacional e Recursos Humanos, Pedro Luiz Pereira, ressalta que alguns aspectos podem fazer a diferença na escolha do candidato. “A melhor forma é perceber que são necessárias competências técnicas e socioemocionais e observar se há aderência entre as necessidades para o cargo e o perfil”.
Segundo Pereira, é mais fácil formar ou desenvolver alguém em competências técnicas do que fazê-lo desenvolver competências socioemocionais, já que estas características fazem parte da personalidade. “É até possível, mas muitas competências fazem parte da essência de cada um e tem influência inclusive genética. É muito difícil, por exemplo, desenvolver senso de responsabilidade, por exemplo, se isto não fizer parte da pessoa e de sua história de vida”, pondera.
7 FATORES QUE FAZEM A DIFERENÇA
Pereira destaca sete fatores do ponto de vista da neurociência que podem fazer a diferença na escolha de um candidato:
1. Apresentação do candidato: “Deve ser simples, objetiva e clara. Leve em consideração os gestos, o olhar, a forma de falar e a entonação… Tudo isto passará mensagens sobre a pessoa. Lembrando que transmitimos informações pelos cinco sentidos, daí a importância de uma apresentação presencial para passar o máximo de informações possíveis. Somos seres essencialmente sociais e fazemos análises rápidas para observar se podemos ou não confiar em determinada pessoa”.
2. O que não deve ser feito: “Prometer o que não pode ser cumprido. Outra coisa importante é a objetividade. Muitas pessoas rodeiam, rodeiam e demoram para chegar à informação prioritária. Vivemos num mundo em que a objetividade é fundamental”.
3. Atenção ao currículo: “O currículo é muito importante. Todavia, é preciso saber prepará-lo com informações relevantes sobre as competências e a vida profissional e fugir de descrições totalmente irrelevantes e frases batidas”.
4. Competências técnicas e socioemocionais: “As competências técnicas são situações conscientes e as competências socioemocionais estão gravadas em nosso inconsciente e são resultados de uma série de fatores. Um síndico precisa ter coragem, senso de justiça, ser amável e, ao mesmo tempo, ser firme, bom ouvinte, ter praticidade, ética e uma comunicação objetiva, clara e transparente. Ele também é uma pessoa que sabe administrar conflitos e tomar decisões. Muitas destas coisas você não ensina, pois fazem parte da essência da pessoa”.
5. Testagem de perfil: “Realize uma testagem de perfil para observar os potenciais socioemocionais. Em testes deste tipo você observa o nível de responsabilidade, comunicação, agressividade, dedicação e assim por diante… Uma entrevista ou uma análise de currículo não são suficientes para se ter informações importantes. É bom lembrar que os sociopatas são pessoas inteligentes e conquistadoras e conseguem manipular entrevistas. Por este motivo, é preciso muita análise e estar munido com o máximo possível de informações dos candidatos”.
6. Seleção: “Selecionar entre duas pessoas pré-selecionadas é mais fácil do que selecionar entre três pessoas. Isto é o que diz a neurociência. Muitas vezes, o primeiro ou segundo candidato preenchem os requisitos e muitas pessoas ficam fazendo entrevistas intermináveis. É preciso analisar o currículo, o resultado de testagens, as informações subliminares, a experiência e até a intuição. Se a sua intuição diz para você ficar atento a algum fato… FIQUE ATENTO, pois é o seu inconsciente que está dizendo isto”.
7. Perceba os valores: “Os valores de uma pessoa são comportamentos e estes precisam estar sintonizados com a atividade que será exercida. Quando você treina alguém para se comportar de um jeito diferente de seu DNA, nas situações de estresse e conflito, essa pessoa deixa seu modelo adaptado ou aprendido e retorna ao seu DNA, que é a sua verdadeira essência”.
CONSELHOS PARA A CANDIDATURA DO SÍNDICO
Para o síndico que está se preparando para um processo seletivo, convidamos o Gestor Empresarial, Síndico e idealizador do projeto de conteúdos digitais “Síndicos de Valor”, Fábio Quintanilha para compartilhar sua experiência e conhecimento nas etapas de seleção.Quintanilha, que atua como síndico desde 2016, iniciou na área quando foi convidado a gerenciar uma empresa que presta serviços para o mercado condominial. “Fiz o curso para síndico porque desejava saber como meu cliente pensava e entender suas dores”. Após estudar a área, surgiu a oportunidade para se candidatar a síndico no condomínio onde o gestor já morava: “Perdi por apenas um voto, mas isso me fez estudar ainda mais para tentar novamente. Fui eleito no ano seguinte e hoje atuo como síndico em vários condomínios”, conta.
Para o gestor empresarial, o primeiro passo é agendar uma visita ao condomínio onde o síndico irá se candidatar para conhecer sua estrutura: “Principalmente os ‘problemas’ mais graves e/ou urgentes e usar essa informação na assembleia para mostrar que você já descobriu as necessidades daquele condomínio e tem sugestões de como resolver”.
Segundo ele, falar corretamente e ter uma boa expressão corporal também são aspectos que fazem a diferença: “São dicas que conquistam a atenção e a confiança de quem está na assembleia e você pode treinar em casa, em frente ao espelho, gravar trechos da sua apresentação no celular para se ouvir e ajustar o que for preciso”, declara. Outros cinco pontos de atenção:
1. “Defina o perfil de condomínio que deseja atender: Nem todos os tipos de condomínios são para o seu perfil de síndico. Existem condomínios comerciais, mistos, condomínios-clube, grandes e outros pequenos, de classes sociais diferentes e cada um traz um desafio. Então, é preciso se identificar com um tipo de condomínio e focar nesse perfil, isso vai ajudar muito na sua gestão e na contratação de bons fornecedores”.
2. “Conheça o tamanho do desafio e saiba precificar o valor do seu serviço: Já vi muitos casos de síndicos se ‘aventurarem’ em assembleias apresentando honorários muito baixos e depois de eleitos acabarem desistindo porque não vale a pena. Isso é ruim porque prejudica o nome do síndico no mercado e também a categoria”.
3. “Nunca pare de estudar até se orgulhar de você mesmo: “Digo isso como forma de motivar colegas síndicos a participarem de cursos e eventos, sejam presenciais ou online. A atualização deve ser constante porque isso possibilita realizar uma gestão diferenciada, já que você terá um nível de conhecimento maior”.
4. “Seja transparente e não assuma um desafio que não seja capaz de resolver. Fale sempre a verdade, pois honestidade, infelizmente, nos dias de hoje, é uma virtude. Se comprometa com responsabilidades que você sabe que é capaz de assumir, seja transparente nas respostas e, antes de pensar em conquistar votos na assembleia, conquiste a confiança e o coração de quem vai te conhecer”.
5. “Saiba se apresentar e cativar: “Crie uma linda apresentação com muitas imagens e pouco texto e, preferencialmente, mostre algumas fotos do condomínio onde você está se candidatando para provar que você se preocupou em visitar ele antes, mas também mostre fotos de outros onde você já é síndico. Uma dica bem legal é mostrar fotos do ‘antes e depois’, comprovando sua eficiência. Outra dica importante é cuidar com a forma de se vestir. Por exemplo, se você for candidato em um condomínio de classe social C e D e estiver vestido com terno e gravata, isso pode transmitir a imagem que seu serviço vai custar muito caro, as pessoas podem não se identificar com você. Portanto, pesquise o perfil do condomínio e se apresente de forma que a assembleia vá se identificar”.
Para encerrar, Quintanilha aponta a confiança como o mais importante requisito em um candidato a síndico: “Para fazer tudo de forma leve e original, sendo transparente e verdadeiro, porque mais importante que ser eleito em uma assembleia é saber encantar quem vai estar ali para te assistir e ouvir”, conclui.
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